Sei un Amministratore o un Dipendente e - tra mille incombenze -

ti occupi anche della digitalizzazione ma sei in un vicolo cieco?

Allora inizia da qui e

Sottoponi il tuo Comune all'unica radiografia che ti fornirà la diagnosi corretta e la cura da assumere per completare la digitalizzazione

entro 3 anni

Ma perché è così importante che il tuo Comune abbracci IMMEDIATAMENTE la digitalizzazione?

In primis, sarebbe la cosa più intelligente da fare.

Nonostante una delle tue preoccupazione principali sia quella di incorrere in sanzioni, ciò che più dovrebbe importanti veramente è il risparmio economico e di tempo.

Perché abbiamo analizzato che le sanzioni imposte dall’ANAC o dalla Corte dei Conti – salvo rare occasioni – non superano MAI il valore dei risparmi derivati (in termini economici e di tempo) dalla digitalizzazione.

Vorrei farti leggere un estratto di un’intervista risalente a Novembre 1991 all’allora Presidente della Commissione per l’informatica nella Pubblica Amministrazione istituita presso il Dipartimento della Funzione Pubblica, a cui viene chiesto – a fronte dell’ultimo schema di legge elaborato dalla Commissione Informatica - se ritiene possibile l’eliminazione dei supporti cartacei.

Questa è stata la risposta: “[...] Il problema è di mentalità. Noi dobbiamo superare il nostro modo di pensare. Non sono problemi tecnologici o normativi, ma di comportamento. Per questo credo che sarà necessaria una mobilitazione culturale, mi lasci usare questa espressione. Però io sono fiducioso [...]”

Dopo quasi oltre 20 anni, la situazione non è cambiata di molto.

Pensa a tutte le innovazioni tecnologiche introdotte negli ultimi vent'anni, come al passaggio dalla macchina da scrivere al Personal Computer.

Sarai d’accordo che realizzare atti civili o atti notori “a mano” o con la macchina da scrivere non fosse così pratico e veloce come lo è oggi.

Ma ti dirò di più.

Sai quali sono state le principali conseguenze di tutte le innovazioni tecnologiche introdotte negli ultimi anni?

·       Hanno permesso di semplificare le azioni quotidiano più diffuse

·       Hanno migliorato la comunicazione tra le persone dislocate nelle varie parti del globo

·       Hanno aiutato le persone a risolvere problemi di carattere generale, prima impensabili

·       Hanno permesso di risparmiare tempo

·       Hanno permesso di risparmiare risorse

·       Hanno permesso di risparmiare energie

E’ proprio per questo è necessario “cavalcare” le innovazioni tecnologiche ed abbracciare quanto prima la digitalizzazione.

Non solo.

Ho trovato altri 7 motivi (+1) per cui è fondamentale farlo adesso:

Primo su tutti, ed è il motivo “0”: la Legge.          

• La Costituzione Italiana nel 1946 dichiara che i pubblici uffici sono organizzati secondo le disposizioni di legge, in modo tale che siano assicurati il buon andamento e l’imparzialità dell’amministrazione
• Nel 1990 viene introdotto il concetto di documento amministrativo, per cui ogni rappresentazione del contenuto di atti detenuti da una pubblica amministrazione è concernente attività di pubblico interesse
• Nel 1993 viene introdotto nella cornice legislativa per la pubblica amministrazione il primo riferimento all’informatica nella P.A
• Nel 1997 gli atti e i documenti redatti dalla P.A. e dai privati con strumenti informatici vengono definiti validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge. Così facendo, si garantisce l’equivalenza fra documento cartaceo e documento elettronico. Inoltre, sempre nel 1997, viene introdotta anche la firma digitale
• 1998: definizione dei flussi documentali e del protocollo informatico nella P.A.
• Nel 2000 avviene il riordino della gestione documentale informatica per armonizzazione con la documentazione cartacea
• Nel 2003 il Governo delegato si occupa del riassetto di società informatiche per quanto concerne firma elettronica e digitale, procedimenti amministrativi in digitale e gestione dei documenti digitali. Nello stesso anno comincia a essere introdotto il concetto di sicurezza informatica
• Nel 2005 arriva il tanto amato C.A.D., e si assiste al riordino e alla semplificazione della materia
• Nel 2009 avviene la riorganizzazione del Centro nazionale per l’informatica nella P.A., che assume il nome di Digit P.A., il quale fornisce assistenza tecnica al Presidente del Consiglio dei ministri e al Ministero in materia di amministrazione pubblica. Emana inoltre regole tecniche, controlla il rispetto delle norme, valuta, monitora e coordina formulando pareri in materia, predispone e gestisce interventi e progetta innovazione
• Nel 2010 - con lo sviluppo tecnologico - vengono apportate modifiche al C.A.D.
• Nel 2012 le funzioni della digitalizzazione pubblica e dell’innovazione tecnologica vengono riunite in un unico organismo, ovvero nell’Agenzia per l’Italia Digitale, nota con la sigla AgID, istituita con il precedente decreto legge 83/2012
• Nell’aprile del 2012 vengono emanati i decreti Semplifica Italia e Crescita 2.0. AgID programma servizi e identità digitali, OpenData, istruzione, giustizia e sanità digitale; vengono introdotti i pagamenti elettronici
• Nel 2013 avviene il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione d’informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni. La digitalizzazione e la trasparenza delle amministrazioni sono state poi modificate con il F.O.I.A. nel 2016
• Il primo di agosto del 2015 vede la luce la direttiva del Presidente del Consiglio attuata da AgID con la circolare 2 del 18 aprile 2017, riguardante le misure minime per la sicurezza I.C.T. delle pubbliche amministrazioni. Questa legge entra poi in vigore il 31 dicembre 2017
• Nel 2016 arriva il nuovo C.A.D. e per la prima volta si parla dei diritti digitali dei cittadini
• Entra in vigore con la pubblicazione in Gazzetta ufficiale il 24 maggio 2016 e viene recepito dagli Stati membri entro maggio 2018 il Regolamento Europeo relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali
• Nel 2017 viene rilasciata la parte seconda del nuovo C.A.D., con disposizioni integrative e correttive concernenti le modifiche e le integrazioni al Codice di Amministrazione Digitale
• Nel 2018 il decreto 101/2018 indica la disposizione per l’adeguamento alla nuova normativa nazionale relativa alla privacy
• Il 1 ottobre 2018 viene emessa la circolare del ministro Bongiorno che sollecita la nomina di un responsabile alla transizione digitale

Il secondo motivo è l’irreversibilità.

Il processo di digitalizzazione, infatti, è irreversibile al 100%: non è possibile tornare indietro.

Infatti, non si tornerà MAI alla carta in futuro, nemmeno se decidessi di incatenarti ai tuoi faldoni facendo lo sciopero della fame.

Il terzo motivo è l’ottimizzazione.

Grazie alla digitalizzazione dei processi sarà possibile infatti ottimizzare le risorse economiche, finanziarie e umane.

La conseguenza diretta è l’ottimizzazione del tempo impiegato dalle persone per svolgere un determinato lavoro.

Il quarto motivo è l’organizzazione.

Una maggiore ottimizzazione porta ad una migliore organizzazione.

Se tutti i processi saranno ottimizzati, il lavoro sarà ben organizzato.

Non solo ne beneficeranno i tuoi dipendenti – che saranno messi nelle condizioni migliori per esprimere le loro capacità.

Anche i tuoi cittadini si accorgeranno di quanto un sistema organizzato risulti più efficiente.

Il quinto motivo è la velocità.

Una buona organizzazione genera maggiore velocità:

·       Nell’esecuzione del lavoro quotidiano

·       Nel rispondere alle richieste

·       Nel prendere le decisioni

Quando i processi sono ben organizzati (e quindi, digitalizzati) tutti sanno esattamente cosa fare in qualsiasi momento.

Di conseguenza, è possibile svolgere tutto più velocemente.

Il sesto motivo è il risparmio.

Maggiore velocità nello svolgere i compiti non può che portare un risparmio di tempo.

Risparmiare tempo comporta, senza ombra di dubbio, anche un risparmio economico.

Potrai permetterti di reinvestire le risorse risparmiate in:

·       Altri progetti

·       Altri servizi

·       Altre ottimizzazioni

Potresti avere anche la possibilità (perché no!) di assumere nuovo personale, che sarà più facile da introdurre se avrò adottato un buon piano organizzativo dei processi.

Il settimo motivo è l’evoluzione.

Il processo di ricollocazione delle risorse economiche è da considerarsi un miglioramento tangibile dei servizi per il cittadino.

Un miglioramento della vita del dipendente pubblico e dei propri cittadini è da considerarsi un’evoluzione della Pubblica Amministrazione.

Infine, l’ottavo motivo: l’entusiasmo: I tuoi cittadini saranno entusiasti di vivere nel tuo Comune perché sicuramente beneficeranno dei servizi digitali che tu gli hai messo a disposizione.

Sei un innovatore.

Per questo hai il diritto di avere un’occasione unica e solo a te riservata per mettere il turbo al processo di digitalizzazione del tue Ente.

E’ la lettera più importante sulla digitalizzazione che tu abbia mai ricevuto.

Leggendo questo blog o primo e unico Magazine sulla T.D. dedicato ai Comuni fino a 25.000 abitanti il hai avuto modo di verificare personalmente la qualità e la quantità dei contenuti.

Ma le sole informazioni non consentiranno al tuo Ente

di “digitalizzarsi” in modo automatico. 

Purtroppo serve il tuo intervento.

Quindi è giunto il momento di mettere i ferri in acqua e partire.

Da dove?

Tra un attimo te lo svelo.

Prima voglio raccontarti perchè mi sono concentrato sulla transizione digitale nei piccoli Comuni.

Ho sempre lavorato con la P.A. in ambito informatico.

In questi ultimi due anni ho vissuto da vicino gli sforzi che gli enti locali come il tuo stanno sostenendo per approcciare la Transizione Digitale.

Poche risorse di figure specializzate.

Poche risorse economiche.

Normative articolate di ambiti diversi che si intrecciano tra loro.

Mi è capitato addirittura di collaborare con piccoli Comuni dove il Sindaco è costretto a dare una mano nei vari uffici, tanto sono a corto di personale.

Questo è il campo di battaglia dove stai operando.

Ti capisco.

Non è però la situazione che si riscontra nei grandi Comuni.

Le risorse sono disponibili e le figure specializzate non mancano.

Ufficio legale, esperti informatici, struttura organizzativa, ogni problematica può trovare risposte all’interno del Comune stesso.

Le difficoltà nel passaggio alla digitalizzazione dei Comuni nascono proprio dal fatto che gli ambiti coinvolti sono molteplici.

Infatti:

●      GDPR

●      Trasparenza degli atti amministrativi

●      Misure minime di sicurezza Ict

●      Rispetto dei diritti digitali dei cittadini

●      Dematerializzazione dei processi

sono tutti ambiti coinvolti nel processo di transizione digitale

Se nella struttura organizzativa c’è un esperto per ogni settore la digitalizzazione è più semplice.

Immagino che questo non sia il caso dei piccoli Comuni come il tuo.

Le incombenze però sono le stesse...

...e quando intervieni in un ambito, per forza di cose coinvolgi anche l’altro.

Ad esempio:

Organizzi la struttura per rispettare la trasparenza degli atti amministrativi.

A questo punto, quando rendi il tuo Ente una casa di vetro, devi fare attenzione a rispettare la normativa GDPR.

Contemporaneamente devi porre la massima attenzione ad operare entro standard di massima sicurezza degli strumenti informatici.

Tutto questo con l’obiettivo ultimo di consentire ai cittadini di godere dei loro diritti digitali.

È possibile affrontare questa mole di incombenze utilizzando la stessa operatività di un grande Comune?

Assolutamente no, per i motivi che ti ho accennato prima.

I grandi Comuni hanno personale dedicato a tempo pieno.

Tu no!

Quello che ti sto dicendo è confermato anche dalle parole del ministro Bongiorno.

“Bisogna fare i conti con l’enorme diversità che esiste fra la P.A. centrale e il più piccolo Comune arroccato su una montagna”.

...e il 66% della popolazione italiana vive nei Comuni medio-piccoli.

Questo è l’anello della catena che va rinforzato se vogliamo ammodernare il nostro Paese.

La digitalizzazione della P.A. deve per forza passare da te - piccolo Comune - se vogliamo un Paese moderno.

Come fare per rendere i piccoli Comuni protagonisti della trasformazione ed elevare gli standard italiani di digitalizzazione portandoli perlomeno vicini alla media europea?

La risposta che pare ovvia è: formazione! 

Ci sta.

Peccato che la formazione che trovi in giro sia tutta formazione tecnica dedicata a specialisti del settore, avvocati, informatici, ingegneri gestionali ecc.

L’Italia non è fatta solo di ingegneri e avvocati.

Non possono pensare che servano solo ingegneri e avvocati per digitalizzare la PA.

Così come non possono pensare che ogni piccolo Comune possa dotarsi di un legale, un ingegnere gestionale e un informatico a tempo pieno, quando lo stesso Sindaco deve fare i salti mortali per sopperire alle carenze di personale.

E non possono nemmeno pensare che la digitalizzazione riguardi solamente le nuove generazioni nate con la tecnologia in mano.

E quindi? Che fare?

Il primo passo da fare è tradurre una normativa, e i relativi processi alquanto complessi e tecnici, in un linguaggio meno tecnico ma più comprensibile e semplice.

Nel tuo ruolo di Sindaco, Segretario o Responsabile non ti devi preoccupare troppo dei tecnicismi.

Devi semplicemente avere una mappa della situazione del tuo Ente che ti illustri dove sei e quali sono le tappe da percorrere per raggiungere la meta.

Ogni tappa avrà uno strumento ideale per raggiungere la tappa successiva fino alla completa digitalizzazione del tuo ente.

La formazione che viene oggi offerta non ti dà questa possibilità.

Stai digitalizzando alla cieca.

Non hai molte risorse per creare all’interno del tuo ente una struttura fissa che lavora al processo di digitalizzazione.

Quindi cosa sei costretto a fare?

●      ti affidi ad un legale esterno per la gestione del GDPR

●      ti affidi ad un informatico per le misure minime di sicurezza

●      ti affidi ad un consulente esterno per la riorganizzazione.

●      colmi altre lacune con il personale interno non specializzato.

Nulla di male in questo.

Tutti i piccoli Comuni si trovano in questa situazione.

Questo approccio però crea una serie di problemi.

Problemi che ritardano il processo di digitalizzazione del tuo ente, senza garanzia di riuscita, aumentando i costi.

Ti spiego perchè.

Come ti dicevo, nel 99% dei casi queste figure esterne non dialogano tra loro.

Lavorano a compartimenti stagni.

L’avvocato ti adegua la normativa GDPR, l’ingegnere gestionale ti riorganizza gli uffici, l’ingegnere informatico ti adegua il sistema.

Oltre a questo, dopo aver usufruito dei loro servizi e averli giustamente remunerati, il loro compito si esaurisce fino alla prossima chiamata. 

I vari ambiti sono invece dei vasi intercomunicanti come ti accennavo all’inizio di questa lettera.

Il processo di digitalizzazione invece è

un processo dinamico in continua evoluzione.

Per questo è necessario l’affiancamento costante di un team di specialisti tra loro coordinati.

Prima di investire UN solo euro nella digitalizzazione, devi avere una strategia.

Rifletti un attimo.

Immagina.

Non sei in gran forma e decidi di sottoporti ad alcune analisi.

Arrivi in ospedale ma il medico che ti prende in carico ti porta direttamente in sala operatoria.

Arriva il chirurgo e tu, preoccupato come un tacchino la vigilia del ringraziamento, gli chiedi cosa stia facendo.

“bah non so proviamo ad aprire e vediamo”

“ma scusi dottore non sarebbe meglio fare un paio di analisi per capire dove sta il problema?”

“no tranquillo intanto apriamo qua e là e poi vediamo. Prima o poi troveremo sicuramente qualcosa. Adesso conti alla rovescia fino a 10”

“Si certo dottore...spero di risvegliarmi!”

Cosa può accadere?

Il chirurgo è fortunato e con una piccola incisione in una parte qualsiasi del tuo corpo trova subito il problema.

Che fortuna!!

Oppure Il chirurgo inizia ad incidere in lungo e in largo come fossi una bambola voodoo fino a quando non trova il problema.

Ora, puoi immaginare che mai e poi mai si interverrebbe in tal modo su un essere umano.

Anche sapendo dove sta il problema verresti senza dubbio sottoposto almeno a delle analisi preparatorie.

Dove voglio arrivare?

La digitalizzazione del tuo Ente è un intervento chirurgico a cuore aperto.

Se non prepari il tuo Ente alla digitalizzazione con una Radiografia approfondita, il rischio è di incidere a caso rischiando di dissanguarlo.

Rischi di far intervenire chirurghi diversi, non coordinati tra loro, che intervengono a caso mettendo a rischio la stessa vita del paziente.

Prima di portare il tuo ente in sala operatoria devi sottoporlo a tutte le analisi del caso.

È questo il motivo per cui la Radiografia dell’Ente

è stata creata

La prima ed unica analisi della situazione dell’Ente rivolta solo ai Comuni fino a 25.000 abitanti.

Una radiografia accurata ti consentirà di intervenire con piccole e precise incisioni accorciando i tempi di degenza e limitando le complicazioni.

Preparerai il campo all’intervento degli specialisti della digitalizzazione che potranno intervenire quasi ad occhi chiusi sapendo in anticipo qual è il problema da rimuovere.

Potrai programmare ogni intervento senza lasciare che gli specialisti lavorino al buio.

Interventi mirati, indolore che non sconvolgeranno la tua struttura e che rimetteranno in forma il tuo Ente in tempi brevissimi.

Immagina come cambierebbe il processo di ammodernamento se solo avessi una mappa comprensibile di tutte le cose da fare compresa una scaletta della tempistica per eseguirle.

Fantastico vero?

Nessuna operazione o intervento al buio che potrebbe creare più danni che vantaggi al tuo Comune.

Tutto questo lo troverai nella radiografia.

Avrai infatti tra le tue mani un documento che conterrà:

• La fotografia della struttura organizzativa e la guida sulle soluzioni da adottare per accelerare il processo di digitalizzazione senza aumentare le incombenze dei tuoi collaboratori;
• La fotografia della struttura informatica e i passaggi step by step per adeguarti alla normativa sulle misure di sicurezza;
• L’elenco delle figure rilevanti obbligatorie all’interno del tuo ente e il processo da seguire per nominarle fin da subito;
• L’analisi completa dell’Amministrazione Trasparente e le correzioni che puoi fare da solo fin da subito per evitare le sanzioni ANAC
• La diagnosi definitiva con le soluzioni da adottare per risolvere le criticità e adempiere ad ogni richiesta “digitale” del cittadino;
• La mappa di tutte le attività da compiere per arrivare alla completa digitalizzazione entro 3 anni;

Tutto in un unico sistema organico

La radiografia analizza tutto il processo di transizione al digitale del tuo Comune suddividendolo per aree.

Troverai in un unico Report tutte le analisi che saresti costretto a chiedere ad un ingegnere gestionale, poi ad un avvocato ed infine ad un informatico…

...che naturalmente non lo farebbero gratis. Non credi?

Quindi quanto ti costerebbe il tutto?

Questi sono i servizi che devi richiedere se vuoi mettere il turbo al processo di digitalizzazione del tuo Comune ed i relativi prezzi medi.

Analisi adempimenti Trasparenza degli atti amministrativi € 780

Analisi adempimenti Misure minime di sicurezza Ict € 430

Analisi adempimenti GDPR € 970

Analisi adempimenti Diritti digitali dei cittadini € 790

Analisi struttura informatica € 870

Analisi struttura organizzativa € 370

TOTALE € 4.210

E se decidi di sottoporre il tuo Ente a una Radiografia completa ADESSO, puoi ottenere tutto questo investendo soltanto 1.237€.

Sì, hai letto bene.

Puoi decidere di spendere 4.210 € per fare le singole analisi preliminari…

Oppure puoi tagliare tutte le tue preoccupazioni in un colpo solo, fare la Radiografia al tuo Comune a soli 1.237€ e risparmiare ben 2.973 euro da investire nel successivo processo di digitalizzazione vero e proprio.”

Il costo è di 1.237 euro quindi risparmi circa 2.973 euro che potrai investire nel successivo processo di digitalizzazione vero e proprio.

Ora sei davanti ad un bivio.

Hai tre opzioni.

• Decidi di non far nulla confidando nel fallimento della transizione digitale con il ritorno definitivo ai vecchi faldoni cartacei ed alla fila allo sportello.

• Prendi in mano la situazione e ti affidi a costosi chirurghi che - dopo aver steso il tuo Comune sul lettino operatorio - inizieranno ad incidere in lungo e in largo come fossi una bambola voodoo non sapendo dove intervenire e lasciandosi guidare dal caso (...tanto il Comune è tuo!)

• Approfitti immediatamente dell’offerta e ti assicuri la “Radiografia dell’Ente”. La prima diagnosi che consentirà poi ad una equipe di chirurghi specializzati di operare sul tuo Comune con interventi mirati che favoriranno una transizione digitale indolore.

A te la scelta.

Attenzione però: Non ho intenzione di lasciare questa opportunità aperta a tutti.

Non voglio trovarmi centinaia di Radiografie di Comuni che non credono davvero di poter fare un passo avanti vrso la digitalizzazione.

Vogliamo operare solamente su 10 Radiografie per volta.

Non una di più.

Perciò, se consideri che mediamente questa pagina viene visualizzata 157 volte al giorno.. quanto credi di voler aspettare prima di lasciarmi i tuoi dati?

PS: Considera che la telefonata è gratuita, e la chiacchierata col il tuo Tutor potrà sciogliere qualsiasi dubbio che puoi avere ancora su questa analisi.